a) Économie et efficacité
En premier lieu, la communication écrite est économique. Une lettre peut faire un meilleur travail à moindre coût. Un appel interurbain doit être bref, car au fur et à mesure que les minutes s’écoulent, les frais augmentent; et elle n’est pas toujours faite à moins qu’elle ne soit urgente et inévitable. Un télégramme est un télégramme où chaque mot coûte. Le message est réduit à la taille pour minimiser le coût, peut-être même au détriment de la clarté ! Une lettre peut être écrite à la convenance de l’auteur et lue à la convenance du destinataire. Ce n’est pas le cas d’un appel téléphonique qui arrive à n’importe quelle heure de la journée et agace le destinataire en l’interrompant lorsqu’il est occupé, ou en le dérangeant lorsqu’il se détend ou savoure son déjeuner ! Pour remercier le client de sa commande ou l’informer du retard ou lui transmettre tout fait non urgent, une simple carte postale ou une lettre est considérée comme un moyen de communication efficace.
b) Précision
En affaires, tous les messages ne sont pas brefs. Un message long et complexe ne peut pas être transmis par téléphone. Parce qu’il est fort probable qu’un mot ou une phrase soit mal entendu, qu’un chiffre soit transposé, qu’une date ou une adresse soit mal reçue à l’autre bout. Pour ces raisons, on ne peut pas répondre lors d’une conversation téléphonique. Mais une lettre soigneusement écrite garantit l’exactitude.
c) Tenue de registres
Toute information sous forme écrite présente un autre avantage distinct par rapport à une communication orale. La mémoire humaine est courte et les informations orales ne peuvent pas toujours être mémorisées dans tous leurs détails. Mais lorsque l’information est écrite noir sur blanc et signée, elle devient officielle et sert de dossier permanent et est remplie pour de futures références.
d) Goodwill et construction d’image
Les invitations, les salutations saisonnières, les lettres de remerciement, les messages de félicitations et les condoléances ne peuvent pas simplement être transmis par téléphone. Un message écrit personnalisé contribue grandement à l’établissement de bonnes relations humaines, ce qui est essentiel dans la vie de tous les jours et l’est encore plus dans les affaires. Des lettres de bonne volonté sont écrites pour favoriser la relation client. Dans les affaires, il existe de nombreuses occasions qui peuvent être transformées en opportunité de créer une impression et de créer de la bonne volonté. Par exemple – lorsqu’un client est malade, lorsqu’un client fête son anniversaire, qu’un fils ou une fille se marie, lorsque quelqu’un a rendu service ou lorsqu’une personne a été promue – toutes ces situations sont de nature personnelle et les hommes d’affaires écrivent des lettres adaptées à l’occasion et pour favoriser un sentiment d’amitié chez les lecteurs. De telles lettres agissent comme un dispositif de promotion commerciale de manière indirecte. Outre la communication d’informations et la construction de la bonne volonté, les lettres contribuent également à créer une image favorable de l’entreprise qui les envoie. Chaque lettre qui sort d’une entreprise est un ambassadeur de bonne volonté et parle de sa qualité. La communication écrite s’est avérée plus efficace que la communication verbale et son efficacité dépend de la façon dont elle est écrite.
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